Para algunos es deprimente realizar que el trabajo en organizaciones se reduce a ejecutar procesos, algunos más creativos que otros, algunos más repetitivos que otros, pero al fin, todos ejecutamos procesos.

La práctica de modelar los procesos ha existido desde mucho antes de las computadoras, por ejemplo, utilizando diagramas de flujo. Los modelos de procesos nos permiten discutirlos, compararlos, mejorarlos y compartirlos de una manera que no sería posible sin los modelos. Los modelos son una representación simbólica del proceso, la simbología gráfica ha demostrado ser una poderosa arma para el entendimiento y la reflexión. Las herramientas que nos ayudan a pensar son mucho más útiles que las que nos ayudan a implementar.

El acelerado desarrollo tecnológico ha causado la globalización económica y política, y genera cada día más cambios por unidad de tiempo. Esto nos obliga a revisar y mejorar constantemente los procesos de las organizaciones. En la economía del conocimiento, la innovación es el arma de competencia por excelencia. La innovación de procesos permite potenciar los activos intangibles de las organizaciones: el capital humano, el capital de información, y el capital de organización. Los activos intangibles son la fuente de la ventaja competitiva más sostenible, ya que son mucho más difíciles de copiar (ver Mapas Estratégicos de Kaplan y Norton).

La necesidad de rediseñar procesos fue identificada, desafortunadamente, antes de que contáramos con las herramientas adecuadas. La llamada ¨reingeniería de procesos¨ durante la década de los 90, traumatizó a muchas organizaciones. Rediseñar y re-implementar todos los procesos de una organización (o todos los de una división o departamento) es una labor muy desgastante, afecta a mucha gente y la gente se resiste al cambio. Los cambios generalizados, sobre todo (como en los años 90) si son con la intención de recortar costos, tienen un alto grado de riesgo.

Hoy en día contamos con herramientas de software, basadas en estándares abiertos, que nos permiten no solo modelar y remodelar los procesos constantemente en la búsqueda de la optimización, sino también almacenarlos, categorizarlos, medirlos, encontrarlos y reutilizarlos. Poder manipular los procesos, y conversar y discutir acerca de los mismos, en una forma no ambigua es, en sí mismo, muy valioso. Poder reutilizarlos como componentes de procesos más complejos brinda posibilidades de vasto alcance.

Las tecnologías basadas en estándares abiertos liberan a los usuarios de la dependencia de los proveedores, ofrecen a los proveedores un mercado mucho más amplio (tanto para colocar sus productos como para reclutar técnicos) y, en el tanto en que las nuevas tecnologías se adhieran a los mismos estándares, vacunan a los usuarios contra el futuro.

La mayoría de los sistemas de información que encontramos en las organizaciones automatizan procesos. Los productos de software que se adhieren a los estándares abiertos de modelaje de procesos, hoy en día también suelen adherirse a estándares de arquitectura de software como MDA (Model Driven Architecture) y por lo tanto, a partir de los modelos de los procesos, son capaces de generar automáticamente casi la totalidad de dichos sistemas. Notablemente en arquitecturas orientadas a servicios (SOA, por sus siglas en inglés).

De esta manera, los estándares abiertos de modelaje de procesos, y las herramientas de software basadas en dichos estándares, hacen posible un constante rediseño de los procesos con su correspondiente implementación en los sistemas que automatizan y/o formalizan dichos procesos. Todo esto se logra en una fracción del tiempo requerido antes, ahora es posible mantener toda la organización en un estado de cambio constante: conforme cambia el entorno y cambian las estrategias, cambian también los procesos y los sistemas, que hacen posible ejecutar las nuevas estrategias.

Ya no es necesario hacer cambios enormes y traumáticos (¿cada cinco años?) sino que es posible estar efectuando cambios continuos. Esto no solo es más cercano a la realidad (que cambia un poquito todos los días) sino, y tal vez más importante, ayuda enormemente a contrarrestar la resistencia al cambio.

La resistencia al cambio, se ha demostrado, que no sólo es natural en los seres humanos, sino que es proporcional al tiempo sin cambio. Es decir, entre más tiempo pasemos sin cambiar, mayor será la resistencia al cambio. En este mundo globalizado, de desarrollo tecnológico exponencial, la respuesta es efectuar cambios pequeños de manera constante. Para eso se requieren las herramientas que nos permitan pensar acerca de los cambios y sus implicaciones a un adecuado nivel de abstracción y las herramientas que nos permitan implementar los cambios de manera expedita (automática).

Procesos documentados (“mapeados”) con herramientas estáticas son un gasto, de utilidad reducida, ya que los sistemas que implementan (o automatizan) los procesos sufren mantenimiento constante y muy pronto dejan de ser una fiel representación (o implementación) de los procesos. Modelos, de procesos, creados con herramientas dinámicas son un activo, ya que se pueden (y deben) utilizar rutinariamente para la mejora continua de los procesos.

En la práctica, estas herramientas no podían existir sin los estándares de la industria que liberan los usuarios de la posible dependencia de los proveedores y que garantiza a los proveedores un mercado suficientemente grande para realizar sus inversiones. El Club de Investigación Tecnológica, junto con el INCAE y el Object Management Group estamos promoviendo activamente el conocimiento y adopción de estos estándares.